Nachfolgend soll die Aktenführung bei der zivilrechtlichen Regulierung von Schmerzensgeld– und Schadensersatzansprüchen eines Geschädigten im Vordergrund stehen. Die Aktenführung in benachbarten Rechtsgebieten ist nicht Gegenstand dieser Darstellung. Gleichfalls kann für das Erstgespräch mit dem Mandanten auf diverse Checklisten in der Literatur verwiesen werden, so beispielsweise auf die Checklisten und Musterschreiben bei Tietgens/Nugel, § 1 Rn 10 ff., 21 sowie bei Schneider, § 14 Anhang Rn 2 ff.
Hier geht es darum, dem Anwalt eine Gliederung seiner Akte an die Hand zu geben, die es ihm ermöglicht, einen Personen(groß)schaden zu strukturieren, um während der gesamten Zeit der Mandatierung die eingehenden Informationen, Dokumente etc. von Anfang an in eine systematische Ordnung zu bringen, die eine übersichtliche Abarbeitung der einzelnen Schadensersatzansprüche ermöglicht. Zu diesem Zweck benötigt man neben der gewöhnlichen Handakte mindestens einen Ordner mit Hebelmechanik (z.B. Leitzordner o.Ä.) sowie eine größere Anzahl von Trennblättern DIN lang (DL). In der klassischen Handakte kann der Schriftverkehr mit dem Mandanten, dem gegnerischen Haftpflichtversicherer und auch dem Rechtsschutzversicherer geführt werden. Man kann jedoch auch auf die klassische Handakte verzichten und auch diesen Schriftverkehr von Anfang an in den Ordner mit einheften. Es bietet sich die nachfolgend dargestellte Gliederung innerhalb des Ordners an.
Handaktenblatt, Auftrag, Vollmachten, Entbindungserklärung von der ärztlichen Schweigepflicht
Das Handaktenblatt, der Auftrag, die Vollmachten sowie die Entbindungserklärung von der ärztlichen Schweigepflicht werden jeweils in einzelne Folientaschen eingelegt und in die Akte obenauf geheftet (die Folientaschen verhindern das Einreißen dieser wichtigen Dokumente, zumal der Ordner oftmals durchgeblättert werden wird und erfahrungsgemäß die ersten Seiten dann besonders leiden).
Skizze der Verletzungen anhand des menschlichen Skeletts
Ebenfalls in eine Folientüte eingelegt wird die Abbildung eines menschlichen Skeletts. Dieses kann gegoogelt werden, wobei darauf zu achten ist, dass alle Gliedmaßen und alle Knochen vollständig abgebildet sind.
Um in der weiteren Regulierung schnell einen Überblick über die Ausgangsverletzungen und Dauerfolgen zu erhalten, sollten auf diesem Blatt mit farbigem Stift skizzenhaft die Ausgangsverletzungen eingetragen und die Dauerfolgen mit einer anderen Farbe markiert werden. Für die Ausgangsverletzungen eignet sich der erste Arztbericht nach dem Unfall. Hier sind oftmals alle aktuellen Diagnosen umfassend dargestellt. Hinsichtlich der Dauerfolgen sollte auf einen der letzten Arztberichte zurückgegriffen werden. Die Dauerfolgen kristallisieren sich erst im Laufe der weiteren medizinischen Behandlung heraus und stehen oftmals erst nach ein bis zwei Jahren überhaupt fest. Mit Hilfe der optischen Übersicht der Verletzungsfolgen kann in der Regulierung ein Schnellüberblick hinsichtlich der Parameter, die bspw. für die Regulierung des Schmerzensgeldes ausschlaggebend sind, geschaffen werden.
Sachverhaltsschilderung
Für eine Schnellübersicht und eine geordnete Darstellung des Sachverhaltes im Schriftverkehr mit Dritten sollte bereits an dieser Stelle auf einer einzelnen Seite eine kurze Sachverhaltsdarstellung des wesentlichen Schadenshergangs erfolgen. Zweckmäßig ist auch eine handschriftliche Skizze, die die wesentlichen Eckpunkte der Schadenssituation enthält – möglicherweise ergänzt um Fotos.
Schriftverkehr mit Mandant, Versicherer, Rechtsschutz etc.
Hinter diesem Trennblatt sollte der gesamte Schriftverkehr mit dem Mandanten, dem Versicherer und dem Rechtsschutzversicherer sowie sonstigen Dritten geführt werden. Die jeweiligen Anlagen dieser Schreiben sollten möglichst frühzeitig den Trennblättern zu den Themenbereichen Schmerzensgeld, Erwerbsschaden, Haushaltsführungsschaden etc. zugeordnet werden. Dies schafft eine Übersichtlichkeit des Schriftverkehrs.
Schmerzensgeld
Hinter dem nächsten Trennblatt „Schmerzensgeld“ werden fortan alle Arztberichte, Gutachten etc. gesammelt, möglichst in chronologischer Reihenfolge, wobei der jeweils aktuellste Bericht obenauf geheftet ist. Dieses Vorgehen ermöglicht bei der Anspruchsbezifferung ein schnelles Erfassen der schmerzensgeldrelevanten Eckdaten wie Ausgangsverletzungen, Behandlungsdauer und Dauerschäden. In der Regel verjüngt sich die medizinische Information, da das Unfallereignis in die Gegenwart hineinreicht. In den letzten Gutachten/Arztberichten wird der Fokus auf Dauerfolgen der Ausgangsverletzungen gerichtet sein. Wer die eingehenden medizinischen Befundunterlagen von Anfang an in dieser Reihenfolge abheftet, hat es bei der Bezifferung des Schmerzensgeldes und auch des Haushaltsführungsschadens einfacher.
Erwerbsschaden
Hinter dem weiteren Trennblatt „Erwerbsschaden“ werden alle Unterlagen für die Bezifferung des Erwerbsschadens gesammelt. Die Unterlagen beginnen zweckmäßigerweise mit den letzten zwölf Entgeltabrechnungen vor dem Schadenstag und beinhalten dann den Nachweis sämtlicher Leistungsabrechnungen bzw. Leistungsbescheide der Sozialversicherungsträger. Zu nennen sind an dieser Stelle die Bestätigungen der gesetzlichen Krankenversicherung über Höhe und Leistungszeitraum von Entgeltersatzleistungen. Später sind Leistungsbescheide der Deutschen Rentenversicherung wegen der Zahlung von Erwerbsminderungsrente aufzunehmen.
Im Falle eines Wegeunfalls kommen die Leistungsbescheide einer gesetzlichen Unfallversicherung bei erbrachten Entgeltersatzleistungen hinzu. Gegebenenfalls bezieht der Geschädigte nach Ablauf des Krankengeldes noch Arbeitslosengeld I, so dass Leistungsbescheide der Bundesagentur für Arbeit aufzunehmen sind. Wenn kein Sozialversicherungsträger eintrittspflichtig ist, können auch Leistungsbescheide der Sozialhilfe erfolgen, so dass diese ebenfalls in die Akte zu nehmen sind. Für die Bezifferung des Erwerbsschadens ist oftmals auch die Berechnung des Hätte-Verdienstes durch den ehemaligen Arbeitgeber hilfreich. Eine solche wird auch hinter das Trennblatt „Erwerbsschaden“ zur Akte genommen.
Die chronologische Abheftung dieser Unterlagen vereinfacht letztlich auch die Bezifferung des Erwerbsschadens. Das Hätte-Einkommen ergibt sich regelmäßig aus den Entgeltabrechnungen vor dem Unfall und das Ist-Einkommen ergibt sich dann in chronologischer Reihenfolge aus den geleisteten Entgeltersatzleistungen. Die Differenz bildet den ersatzfähigen Schaden.
Für den verletzten selbstständigen Unternehmer ergibt sich für die Bezifferung seines Verdienstausfalls die Notwendigkeit betriebswirtschaftlicher Auswertungen, Bilanzen, Einnahmenüberschussrechnungen etc., welche ebenfalls zur Akte zu nehmen sind. Hinzu kommen Einkommensteuerbescheide sowie Bescheide über die gesonderte und einheitliche Feststellung von Besteuerungsgrundlagen und im Laufe der Regulierung oftmals eingeholte Sachverständigengutachten zur Höhe des Einkommensschadens des selbstständigen Unternehmers.
Haushaltsführungsschaden
Hinter dem Trennblatt „Haushaltsführungsschaden“ werden zunächst die vom Mandanten ausgefüllten Fragebögen (hierzu siehe z.B. den Fragebogen in § 11 des Praxishandbuchs Haushaltsführungsschaden) zur Akte genommen. Ergänzt werden diese Fragebögen durch Fotos vom Haushalt des Mandanten, wobei jeder Raum aus zwei verschiedenen Perspektiven erfasst sein sollte. Auch Außenansichten des bewohnten Gebäudes und fotografierte Gärten (Vorgarten/Hausgarten/Pachtgarten) sollten zur Akte genommen werden. Oftmals verfügen Mandanten sogar noch über bauplanungsrechtliche Unterlagen, die in Kopie ebenfalls im Regulierungsgespräch hilfreich sein können. Anhand dieser Materialien kann der Haushaltsführungsschaden unter Berücksichtigung von § 287 ZPO zuverlässig geschätzt werden und die vom Mandanten zur Verfügung gestellten Fotodokumente können im Regulierungsgespräch herangezogen werden, um einen besonders hohen Haushaltsführungsaufwand oder eine hohe Anspruchstiefe zu dokumentieren.
Vermehrte Bedürfnisse/Pflegekosten
Hinter dem Trennstreifen mit der Beschriftung „vermehrte Bedürfnisse/Pflegekosten“ werden alle Belege gesammelt, die der Mandant im Laufe der Regulierung zur Akte reicht, weil er unfallbedingt Ausgaben für die Anschaffung von Hilfs-/Heilmitteln hatte. Hierhin gehören auch die Abrechnungen mit dem Pflegedienst bzw. eingeholte Pflegegutachten. Sämtliche Belege, die zur Bezifferung der vermehrten Bedürfnisse gesammelt werden, sollten an dieser Stelle zusammengeführt werden.
Um die Kanzlei nicht übermäßig mit dem Sortieren und Erfassen von Einzelbelegen zu beschäftigen, sollte dem Mandanten aufgegeben werden, alle Belege für schadensbedingte Anschaffungen in eine Excel-Tabelle einzutragen und die Belege entsprechend zu nummerieren. Hilfreich bei der Auswahl und zur Abgrenzung der Sowiesokosten hat sich diese Faustformel erwiesen: wenn die Ausgabe auch ohne Schadensereignis erfolgt wäre, gehört der Beleg nicht in die Tabelle; ist das Geld wegen des Schadens ausgegeben worden, muss der Beleg in der Tabelle erfasst werden.
Tabellarische Anspruchsübersicht dem Grunde und der Höhe nach
Nachdem die einzelnen Ansprüche dem Grunde und der Höhe nach beziffert worden sind, empfiehlt es sich, eine tabellarische Übersicht in Form einer Excel-Tabelle anzulegen. Aus dieser Tabelle sollten die aufaddierten Zahlungsansprüche vom Unfalltag bis zum Regulierungsstichtag und für die Kapitalisierung in einer zweiten Spalte der zugrunde zu legende Jahresbetrag erfasst werden, wobei an dieser Stelle bereits in Vorbereitung des Regulierungsgesprächs durchaus die Faktoren für eine Kapitalisierung mit 1 %, 2 % und 3 % notiert werden sollten. Dies schafft Übersichtlichkeit und ist Argumentationshilfe im Regulierungsgespräch.
Diese tabellarische Übersicht ermöglicht nach Abschluss der Regulierung einen schnellen Zugriff, wenn einige Jahre vergangen sind und die Akte bereits archiviert ist. Mit Hilfe dieser Übersicht können relativ schnell die geltend gemachten und regulierten Einzelbeträge erfasst werden. Dieses ist mitunter erforderlich, wenn bspw. der Mandant den Anwalt gesondert mit der Überwachung des Beitragsregresses für seine Altersrente beauftragt. Da diese Regressverfahren oftmals langjährig laufen, ermöglicht die tabellarische Übersicht die kurzfristige Einarbeitung in die „alte“ Akte, ohne besonderen Zeitaufwand.
Abfindungserklärung
Das letzte Trennblatt der Akte beinhaltet dann noch eine Kopie der Abfindungserklärung (Vordruck des Haftpflichtversicherers) sowie die ggf. damit im Zusammenhang stehenden Anlagen. Diese Unterlagen schließen die Akte chronologisch ab.
Personen(groß)schadensakten sollten (sofern Lagerkapazitäten vorhanden sind) über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt werden. Der Grund liegt darin, dass der Versicherer ggf. eine Verjährungsverzichtserklärung abgegeben hat oder erklärt hat, sich so behandeln zu lassen, als sei am Tage der Unterzeichnung der Abfindungserklärung gegen ihn ein gerichtliches Feststellungsurteil ergangen. Damit verjährt das Stammrecht erst in 30 Jahren. Allerdings ist der Anwalt nicht verpflichtet, diese Unterlagen für seinen Mandanten 30 Jahre lange zu archivieren. Jedoch hat die lange Aufbewahrung der Unterlagen für z.B. 10 Jahre durchaus auch den Zweck der eigenen Enthaftung. Auch das sollte im Fokus bleiben.
Ein Auszug aus dem Buch Cordula Schah Sedi, Michel Schah Sedi, Personenschäden, 4. Auflage 2025, S. 48-52.
Eine weitere kostenlose Leseprobe finden Sie in unserer Onlinebibliothek Anwaltspraxis Wissen.
