Nicht wahrgenommene Termine, dafür unangekündigte Besuche. Die Forderung, es der Gegenseite endlich mal so richtig zu zeigen. Oder im Gegenteil nicht immer so harte Schreiben rauszuhauen. Es kommen ellenlange Mails mit KI-Texten und der Bitte um umgehende Prüfung – überhaupt diese ganzen Mails, die in schneller Taktung aufploppen und einhergehen mit dem nahezu gleichzeitigen Anruf der Absender, die sich die gelungene Übermittlung bestätigen lassen und außerdem auch sofort über den Inhalt und die weitere Strategie in der Sache austauschen wollen. Bei vielen läuft das alles rund um die Uhr, an sieben Tagen in der Woche.
Wenn sich Ihr freier Beruf gar nicht mehr nach der Freiheit anfühlt, für die Sie ihn doch mal gewählt haben, dann sollten Sie aufhören, hinterherzurennen, und stattdessen das Ruder wieder selbst in die Hand nehmen. Denn unfrei fühlen wir uns meistens dann, wenn wir andere unser Timing und Tempo bestimmen lassen und den ganzen Tag nur reagieren.
Als Anwältinnen und Anwälte liegt es an uns selbst, das Mandat bewusst zu führen. Fristen und Termine haben wir ohnehin genug. Daneben gibt es viele Punkte, die wir gestalten können – und dort liegt die Freiheit.
Entscheidend für die Führung von Beginn an: die glasklare Auftragsklärung
Klarheit is key – und sollte gleich zu Beginn einer Zusammenarbeit hergestellt werden. Was wird von Ihnen erwartet? Was erwarten Sie aber auch von Ihren Mandanten? Geordnete Unterlagen, eigene Entscheidungen, blindes Vertrauen? Sprechen Sie nicht nur über den Sachverhalt und die Gebühren, sondern auch über Ihre Art der Kommunikation im Mandat und über zeitliche Horizonte, sofern sie überhaupt vorhersehbar sind. Denken Sie daran, dass die Mandantschaft mit „unverzüglich“ im Zweifel doch etwas anderes meint als der BGH. Und sprechen Sie auch das an, was eben nicht vorausgesagt werden kann.
Mit diesen 3 Punkten sind Sie schon im Erstgespräch besser aufgestellt:
1. Unterschiedliche Typen von Mandanten erkennen
Menschen sind unterschiedlich, zum Glück. Einige kommen uns mit ihrer Art und Weise entgegen, andere bringen Sie vielleicht schon durch ihre bloße Anwesenheit auf die Palme. Wie viele von letzteren können Sie in Ihrem Alltag vertragen?
Bei einigen Leuten ist schon beim ersten Schritt über die Kanzleischwelle klar: Sie wollen Sie mit dem Schwert vorausreiten sehen, und zwar sofort. Andere sind so ängstlich, dass sie mehrmals am Tag mit neuen Fragen Sicherheit in ihrem Chaos suchen. Es gibt die, die Zitate aus der einschlägigen Kommentarliteratur senden, und die, die sowieso schon von selbst alles am besten wissen – ich nenne keine Berufsgruppe! Manche scheuen jeden Konflikt und möchten nur weichgespülte Schriftsätze, wirken sollen sie aber trotzdem.
Es geht dabei nicht um gut oder schlecht, nur um passend. Denn so unterschiedlich die Menschen an sich sind, so unterschiedlich sind auch die Anwältinnen und Anwälte. Und wer bei Ihnen falsch ist, kann woanders genau richtig aufgehoben sein. Achten Sie also darauf, wen Sie vor sich haben. Dafür brauchen Sie keine Checkliste – Ihre eigene volle Aufmerksamkeit im ersten Gespräch und Ihr Bauchgefühl werden Ihnen sicherlich direkt Bescheid geben. Und wenn Sie ein Mandat ablehnen, das Ihnen nur Energie geraubt hätte, haben Sie mehr Platz für die Mandanten, die Sie gern vertreten.
2. Die Struktur für die Kommunikation selbst bestimmen – und kommunizieren
Die Kommunikation hat sich in den letzten Jahren fundamental verändert. Es gibt kein Patentrezept dafür, wie Sie Ihre zu führen haben. Die Geister scheiden sich bei diesem Thema an allen Ecken und Enden – sind Sie Team „Rund um die Uhr über das Handy erreichbar“ oder „Ich gehe noch nicht mal selbst ans Festnetztelefon“? Dazwischen gibt es viele Varianten. Machen Sie sich klar, welche Ihre ist und sagen Sie dies auch ebenso klar weiter.
Sie können die Kommunikationskanäle bestimmen. Machen Sie es deutlich, wenn Sie Mails nicht als Chat betrachten. Sichern Sie Reaktionszeiten zu, die zu Ihrem Ablauf passen. Sagen Sie, ob Sie Rückrufe im Block erledigen, immer mal zwischendurch oder gar nicht – weil Sie stattdessen vielleicht bestimmte Telefonzeiten haben, in denen Sie verlässlich erreicht werden können. Sagen Sie überhaupt, ob Sie lieber telefonieren oder schreiben. Vergeben Sie Besprechungstermine, wenn Sie sie auch selbst notwendig finden. Und geben Sie gern eine Zwischenmeldung, wenn etwas länger dauert – Transparenz ist hier entscheidend und vermeidet viele Nachfragen, vor denen Sie sich dann irgendwann nur noch verstecken wollen.
3. Den eigenen Fokus wichtig nehmen und Grenzen setzen
Die persönliche Nähe in kleineren Kanzleien ist Abgrenzungsmerkmal und Chance, gleichzeitig birgt sie aber auch ein Risiko. Sie brauchen einen Puffer, um sich abzugrenzen – denn natürlich macht es etwas mit uns, wenn wir uns den ganzen Tag mit den Problemen anderer Menschen beschäftigen. Und Pause brauchen wir auch von Dingen, die wir gern tun. So ein Puffer kann das Team sein, das die Kommunikationsregeln kennt und mitträgt. Es kann die Entscheidung sein, die Kommunikationskanäle zu bestimmten Zeiten wirklich abzuschalten – und das auszuhalten. Es kann die Mailbox sein oder ein Sekretariatsdienst.
Der Puffer kann auch in einer Erkenntnis liegen: Wir können empathisch sein, ohne überall mitzuleiden. Die Emotionen der Mandanten sind nicht unsere und wir sind nicht herzlos, wenn wir sie nicht alle mitfühlen. Wir können Verständnis haben und gleichzeitig auf unsere eigene Gesundheit achten, auch auf die seelische.
Entscheiden Sie wieder selbst, wie Sie arbeiten möchten. Dafür müssen Sie sich nicht rechtfertigen. Sie können es aber erklären – Klarheit an dieser Stelle wird Ihnen viel Freiheit zurückgeben.